Door de bewaarplicht is het wettelijk verplicht voor ondernemers om zeven jaar lang jouw administratie te bewaren. Hoe moet je dat precies bewaren? En op welke manier?
Bewaarplicht
Je dient de administratie zeven jaar lang te bewaren. Wat valt onder deze administratie? Hier valt het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie onder.
Er zijn uitzonderingen op de regel. Van onroerende zaken dienen de gegevens tien jaar lang bewaard te blijven. Als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten of telecommunicatiediensten levert dan moet je jouw administratie ook tien jaar bewaren.
Het is belangrijk om te weten dat de termijn pas ingaat aan het einde van het boekjaar. Een factuur van augustus 2019 hoef je dus vanaf begin 2027 niet meer te bewaren.
Brand en diefstal zijn geen excuus voor het niet nakomen van de bewaarplicht. Zorg dus dat je een reserve-exemplaar ervan hebt. Dit kan bijvoorbeeld in de cloud (Dropbox, Google Drive) zijn.
Van papier naar digitaal
Officieel dien je de gegevens zoals ontvangen te bewaren. Dus op papier als papier bewaren en digitaal als digitaal bewaren. Het is wel mogelijk om alles digitaal te bewaren door middel van conversie. Hiervoor moet je wel van te voren afspraken maken met de Belastingdienst. Aan deze conversie heeft de Belastingdienst wel enkele voorwaarden gesteld. Je dient:
- alle gegevens over te zetten;
- de gegevens inhoudelijk juist over te zetten;
- te zorgen dat de nieuwe bewaarplek beschikbaar is;
- de overgezette gegevens in een redelijke tijd leesbaar maken;
- te zorgen dat de controle van de converteerde gegevens kan worden uitgevoerd in een redelijk termijn.
Indien je je niet aan de bewaarplicht houdt kan dit leiden tot een boete of zelfs tot een straf.
Uitbesteden van administratie
Besteed je jouw administratie uit? Dan zijn alle documenten en programma’s en gegevens van jouw boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau gebonden aan de bewaarplicht.
Uitstel tot aangifte
Heb je uitstel gekregen tot het doen van aangifte? Dan is het belangrijk om te weten dat de bewaarplicht verlengd wordt met de afgegeven uitstel in dat jaar.