Factuur opstellen: waar moet je aan denken?

Als startende zzp’er kan het nog best lastig zijn om een factuur op te stellen. Wat zijn de vereisten en hoe ziet zo’n factuur eigenlijk eruit? Wij helpen je verder!

Een factuur dient aan bepaalde criteria te voldoen, anders is deze niet rechtsgeldig. Je dient de volgende gegevens erop te vermelden:

  • Jouw bedrijfsnaam en -adres, KVK-nummer, btw-nummer
  • Jouw (zakelijke) IBAN-nummer en het betalingstermijn
  • Naam en adres van de afnemer
  • De factuurdatum
  • Welke goederen en/of diensten je hebt geleverd en de hoeveelheid hiervan (Neem indien van toepassing de eenheidsprijs hierin op)
  • Het btw-bedrag, het btw-tarief dat je in rekening brengt, het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw, het totale factuurbedrag
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd of de datum van vooruitbetaling
  • Een opeenvolgend factuurnummer

Het is belangrijk dat je facturen een opeenvolgend nummer geeft. Als je een factuur opstuurt die niet rechtsgeldig is dan dien je deze te herstellen, anders heeft de afnemer geen recht op aftrek van de btw.

Welk uurtarief hanteer jij voor de gewerkte uren? Bereken hier het uurtarief dat past bij jouw huidige situatie!

Indeling

Er zijn geen eisen voor het hanteren van een bepaalde opmaak of indeling bij het opstellen van een factuur. Zorg wel dat jouw facturen overzichtelijk zijn voor de afnemer.

Betaaltermijn

In Nederland geldt een algemeen betaaltermijn van 30 dagen. Ook als je niets afspreekt met de afnemer geldt dit termijn. Het maximale betaaltermijn mag in Nederland 60 dagen tellen.

Versturen: digitaal of op papier?

Je mag je factuur op papier versturen, maar het mag ook via digitale wegen. Bij het digitaal factureren is het belangrijk dat je de factuur als Pdf-bestand verstuurt. Let op! Indien je factureert aan de Rijksoverheid ben je verplicht om een e-factuur te versturen.

Een ander belangrijk punt is dat je de factuur verstuurd op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Dit is verplicht gesteld door de Belastingdienst.

Btw verlegd

Veel zzp’ers die in de bouw actief zijn hebben vaak te maken met btw verlegd. Hierbij verleg je de af te dragen btw naar de opdrachtgever. Wanneer je dit doet zijn er twee zaken van belang:

  1. Op de factuur moet expliciet vermeld staan dat de btw verlegd is, zet daarom op de factuur “btw verlegd”
  2. Zet op de factuur het btw nummer van de opdrachtgever, zodat duidelijk is naar wie je de btw verlegd

Administratie

De facturen zijn een onderdeel van jouw administratie. Het is dus belangrijk dat je deze bewaard. Het is wettelijk verplicht om deze 7 jaar te bewaren. Indien het onroerende goed betreft dient het 10 jaar bewaard te worden.

Tip: Om jouw administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden is het slim om het factuurnummer in te delen per jaar. Zo zie je direct welke factuur bij welk jaar hoort.

Voorbeeld: Indien je je eerste factuur in januari 2019 stuurt, dan is deze bijvoorbeeld 2019001. De tweede is dan 2019002, etc. In januari 2020 verstuur je de eerste dan als 2020001 etc.

Voorbeeldfactuur

Wij hebben voor je een voorbeeldfactuur gemaakt, download hem hier.

ZZPNed.nl

ZZPNED.nl is een platform voor startende en doorstartende ondernemers. Onze missie? Je voorbereiden op het ondernemerschap zodat je beter kunt ondernemen én succesvoller wordt! Maar ook jouw opdrachtgever geven we de nodige informatie en bieden we dé plek om jou te vinden.

Contact opnemen

ZZPNED
Molenwerf 48
1911 DB Uitgeest
info@zzpned.nl